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ISO 16175-1/2/3:2010 – Principles and functional requirements for records in electronic office environment

Lo standard ISO 16175:2010 costituisce l’evoluzione dello standard  ICA guidelines: 2008 – Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments, inizialmente sviluppato in Australia da ADRI Australasian Digital Recordkeeping Initiative, e contiene una serie di principi riconosciuti a livello internazionale  sia riguardo alle caratteristiche dei sistemi che delle procedure  di gestione.

Lo standard si articola in tre parti.

  • Part 1: Overview and statement of principles. Traccia i principi guida che devono improntare lo sviluppo e la realizzazione dei ssitemi usati per creare e gestire record digitali. Copre sia i principi relativi ai record che quelli relativi ai sistemi che li gestiscono, operando in linea con i principi enunciati nello standard ISO 15489, ma evidenziando le problematiche di alto livello relative all’introduzione di sistemi informatici.
  • Part 2: Guidelines and functional requirements for electronic records management systems. E’ un insieme di specifiche opzionali di alto livello per gli  Electronic Document and Records Management Systems (eDRMS), cioè i sistemi documentali e di archiviazione elettronica. Queste sono enunciate con la finalità di supportare il processo di adeguamento delle funzionalità di eRDMS esistenti, e di fornire un riferimento per la progettazione di nuovi.
  • Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems. Questa parte è specificamente destinata ad assistere le organizzazioni nel comprendere nell’affrontare le loro responsabilità verso i record gestiti nei loro sistemi informativi. Molto spesso infatti questi sistemi non sono stati concepiti per incorporare le funzionalità di gestione dei record. La parte 3 è a sua volta divisa in due sezioni:
    • Guidelines – Traccia il processo per identificare le necessità della particolare organizzazione relative alla gestione di record.
    • Functional requirements – Dettaglia i requisiti funzionali, sia obbligatori che opzionali, ad alto livello per i record nei sistemi informativi. Questi requisiti possono essere poi soddisfatti interfacciando ed integrando il sistema informativo con un eDRMS, o realizzando al funzionalità all’interno del sistema informativo.

Lo standard ISO 16175:2010 non è liberamente disponibile, ma deve essere acquistato sul sito di ISO, dove però è comunque visibile per ciascuna parte una preview parziale:

Tuttavia, visto che, come detto sopra,  ISO 16175:2010 deriva da ICA guidelines: 2008 – Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments,la consultazione di quest’ultimo standard, che è analogamente organizzato, ci può dare un’idea abbastanza chiara dei suoi contenuti.

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